cMczone.com – TENTANG PERSIDANGAN
Persidangan merupakan salah satu alat atau unsur dari suatu organisasi yang juga memiliki peranan penting. Secara sempit persidangan diartikan sebagai pertemuan (meeting), rapat, musyawarah atau berkumpul untuk proses pengambilan keputusan penting. Sehingga wajar bila dalam dinamika persidangan, terjadi dialektika yang cukup keras diantara peserta untuk saling mempertahankan gagasan dan argumentasinya
Agar dalam proses mempertahankan gagasan atau argumentasi tersebut tidak terjadi debat kusir yag tak berujung, maka dibutuhkan sebuah mekanisme menyampaikan pendapat, pengambilan keputusan, dan hal-hal/ketentuan ketentuan lain yang selalu menyertai dalam proses persidangan tersebut.
LATAR BELAKANG SEBUAH PERSIDANGAN
Setiap permusyawaratan dalam sebuah organisasi formal pasti membutuhkan persidangan-persidangan. Hal tersebut dilakukan secara fokus dan berimbang guna mendapatkan hasil yang maksimal.
Keputusan terbaik dan berkeadilan pada akhirnya akan lahir dari pemahaman dan ketaatan terhadap aturan didalam sebuah persidangan. Persidangan didefinisikan sebagai pertemuan formal sebuah organisasi guna membahas masalah tertentu dalam upaya untuk menghasilkan keputusan yang dijadikan sebagai sebuah Ketetapan bersama.
Keputusan dari persidangan ini akan mengikat kepada seluruh elemen organisasi selama belum diadakan perubahan atas ketetapan tersebut. Ketetapan ini sifatnya final sehingga berlaku bagi yang setuju ataupun yang tidak, baik hadir ataupun tidak hadir ketika persidangan tersebut berlangsung.
CIRI-CIRI PERSIDANGAN
1.Forum yang dibentuk untuk sebuah tujuan berdasarkan hasil kesepakatan bersama,
2.Peserta adalah orang-orang tertentu yang merupakan perwakilan dari sub organisasi atau kelompok-kelompok tertentu. Biasanya dalam persidangan dapat pula dihadiri oleh orang-orang yang termasuk dalam kelompok peninjau,
3.Hasil keputusan dalam persidangan memiliki kekuatan hukum yang mengikat para anggotanya untuk mematuhi apa yang telah disepakati bersama.
KELENGKAPAN PERSIDANGAN
1.Presidium sidang
a.Ketua Sidang (Presidium 1)
b.Wakil Ketua Sidang (Presidium 2)
c.Notulen (Presidium 3)
2.Peserta sidang
3.Draft keputusan atau ketetepan sidang, agenda acara, tata tertib sidang, dan lembar rekomendasi.
4.Palu sidang
5.Simbol-simbol atau panji-panji organisasi
6.Bendera merah putih
TEKNIK PERSIDANGAN
Tata cara, Peraturan, Etika atau segala hal yang berkaitan dengan kegiatan persidangan
TUJUAN PERSIDANGAN
Membahas masalah tertentu dalam upaya untuk menghasilkan keputusan yang dijadikan sebagai sebuah Ketetapan bersama.
SIAPA YANG MELAKUKAN PERSIDANGAN?
Semua orang, organisasi, instansi pemerintahan, kejaksaan, legislatif, eksekutif, dll
JENIS PERSIDANGAN :
1.Sidang Pleno
a.Sidang Pleno diikuti oleh seluruh peserta dan peninjau Permusyawaratan
b.Sidang Pleno dipimpin oleh Presidium Sidang
c.Sidang Pleno biasanya dipandu oleh Steering Committee
d.Sidang Pleno membahas dan memutuskan segala sesuatu yang berhubungan dengan Permusyawaratan
2.Sidang Paripurna
a.Sidang Paripurna diikuti oleh seluruh peserta dan peninjau Permusyawaratan
b.Sidang Paripurna dipimpin oleh Presidium Sidang
c.Sidang Paripurna mengesahkan segala ketetapan dan keputusan yang berhubungan dengan Permusyawaratan
3.Sidang Komisi
a.Sidang Komisi diikuti oleh anggota masing-masing Komisi
b.Anggota masing-masing Komisi adalah peserta dan peninjau yang ditentukan oleh Sidang Pleno
c.Sidang Komisi dipimpin oleh seorang pimpinan dibantu seorang Sekretaris Sidang Komisi
d.Pimpinan Sidang Komisi dipilih dari dan oleh anggota Komisi dalam Komisi tersebut
e.Sidang Komisi membahas materi-materi yang menjadi tugas dari Komisi yang bersangkutan
ATURAN UMUM SEBUAH PERSIDANGAN
1.Peserta (Penuh & Peninjau)
2.Pimpinan Sidang
PESERTA PENUH
1.Hak peserta penuh :
a.Hak Bicara, adalah untuk bertanya, mengeluarkan pendapat dan mengajukan usulan kepada pimpinan baik secara lisan maupun tertulis
b.Hak Suara, adalah hak untuk ikut ambil bagian dalam pengambilan keputusan
c.Hak Memilih, adalah hak untuk menentukan pilihan dalam proses pemilihan
d.Hak Dipilih, adalah hak untuk dipilih dalam proses pemilihan
2.Kewajiban peserta penuh :
a.Mentaati tata tertib persidangan/permusyawaratan
b.Menjaga ketenangan/harmonisasi persidangan
PESERTA PENINJAU
1.Hak Peninjau :
Hak Bicara, adalah untuk bertanya, mengeluarkan pendapat dan mengajukan usulan kepada pimpinan baik secara lisan maupun tertulis
2.Kewajiban Peninjau:
a.Mentaati tata tertib persidangan/permusyawaratan
b.Menjaga ketenangan/harmonisasi persidangan
PIMPINAN/PRESIDIUM SIDANG
Presidium Sidang dipilih dari dan oleh peserta Permusyawaratan melalui Sidang Pleno yang dipandu oleh Panitia Pengarah
Presidium Sidang bertugas untuk memimpin dan mengatur jalannya persidangan seperti aturan yang disepakati peserta
Presidium Sidang berkuasa untuk memimpin dan menjalankan tata tertib persidangan
SYARAT-SYARAT PRESIDIUM SIDANG :
1.Mempunyai sifat leadership, bijaksana dan bertanggung jawab
2.Memiliki pengetahuan yang cukup tentang persidangan
3.Peka terhadap situasi dan cepat mengambil inisiatif dalam situasi kritis
4.Mampu mengontrol emosi sehingga tidak terpengaruh kondisi persidangan
SIKAP PRESIDIUM SIDANG :
1.Simpatik, menarik, tegas dan disiplin
2.Sopan dan hormat dalam kata dan perbuatan
3.Adil, bijaksana dan menghargai pendapat peserta
LANGKAH-LANGKAH PENGAMBILAN KEPUTUSAN:
1.Musyawarah untuk mufakat: pengambilan berdasarkan kesepakatan bersama seluruh peserta sidang
2.Lobby: apabila dalam musyawarah tidak mendapatkan kesepakatan bersama maka langkah yang digunakan adalah lobbying antara peserta sidang yang pro dan kontra.
3.Voting: apabila dalam lobbying tidak mendapatkan kesepakatan bersama maka langkah yang digunakan adalah voting.
a.voting terbuka: setiap peserta langsung memberikan hak suaranya secara terbuka, misalkan dengan mengangkat tangan ataupun berdiri.
b.Voting tertutup : setiap peserta memberikan hak suaranya secara tertutup, misalkan dengan menggunakan kertas.
QUORUM DAN PENGAMBILAN KEPUTUSAN
1.Persidangan dinyatakan syah/ quorum apabila dihadiri oleh sekurang-kurangnya ½ + 1 dari peserta yang terdaftar pada Panitia (bisa juga ditentukan melalui konsensus)
2.Setiap keputusan didasarkan atas musyawarah untuk mufakat, dan jika tidak berhasil diambil melalui suara terbanyak (½ + 1) dari peserta yang hadir di persidangan
3.Bila dalam pengambilan keputusan melalui suara terbanyak terjadi suara seimbang, maka dilakukan lobbying sebelum dilakukan pemungutan suara ulang
ISTILAH DALAM PERSIDANGAN
1.Skorsing: memberhentikan sidang untuk sementara dengan menentukan alokasi waktunya. Misalkan skorsing 5 menit.
2.Pending : memberhentikan sidang untuk sementara waktu dengan tujuan tertentu seperti istirahat, lobby, penundaan sidang dan langsung menetapkan waktu, jam, dan hari. Misalkan: pending sampai hari kamis, tanggal 2 februari 2012. jam 10.00 wib.
3.PK/Peninjauan kembali : mekanisme yang digunakan untuk mengulang kembali pembahasan/ putusan yang telah ditetapkan
4.Interupsi : memotong/menyela pembicaraan dikarenakan ada hal-hal yang sagat penting untuk diungkapkan
5.Lobying : suatu bentuk kompromi dalam menyelesaikan perbedaan pendapat dalam pengambilan keputusan
ATURAN KETUKAN PALU DAN KONDISI-KONDISI LAIN
1.Satu (1) kali ketukan
a.Menerima dan menyerahkan pimpinan sidang.
b.Mengesahkan keputusan/ kesepakatan peserta sidang poin per poin (keputusan sementara).
c.Menskors dan mencabut kembali skorsing sidang yang waktunya tidak terlalu lama (biasanya skor 1X..menit, dll) sehingga peserta sidang tidak perlu meninggalkan tempat sidang.
d.Mencabut kembali / membatalkan ketukan terdahulu yang dianggap keliru
2.Dua (2) kali ketukan
Untuk menskorsing atau mencabut skorsing dalam waktu yang cukup lama (biasanya 2 X ?? menit), misalnya istirahat, lobying, sembahyang, makan.
3.Tiga (3) kali ketukan
a.Membuka/menutup sidang atau acara resmi.
b.Mengesahkan keputusan final /akhir hasil siding
4.Ketukan lebih dari tiga (3) kali
a.Memberi peringatan kepada peserta sidang agar tidak gaduh.
b.Untuk menertibkan dan menenangkan persidangan.
CONTOH KALIMAT YANG DIPAKAI OLEH PRESIDIUM SIDANG
1.Membuka sidang
“Dengan mengucapkan Bismillahirrohmanirrohim, sidang pleno I saya nyatakan dibuka. ” tok…….tok…….tok
2.Menutup sidang
“Dengan mengucapkan Alhamdulillahirobbil ‘Alamin, sidang pleno I saya nyatakan ditutup.” Tok……..tok……..tok
3.Mengalihkan pimpinan sidang
“Dengan ini pimpinan sidang saya alihkan kepada pimpinan sidang berikutnya” tok….
4.Mengambil alih pimpinan sidang
“Dengan ini pimpinan sidang saya ambil alih ” tok
5.Menskorsing sidang
“Dengan ini sidang saya skorsing selama 15 menit” tok…
6.Mencabut skorsing
“Dengan ini skorsing 15 menit saya cabut dan saya nyatakan sidang dilanjutkan” tok…
7.Pending, Skorsing / cabut Skorsing Sidang
”Dengan ini sidang saya skorsing 2×30 menit” tok..tok..
8.Memberi peringatan kepada peserta sidang
Tok………. “Peserta sidang harap tenang !”
INTERUPSI
Ialah suatu bentuk selaan atau memotong pembicaraan dalam sidang karena adanya masukan yang perlu diperhatikan untuk pelaksanaan sidang tersebut.
PELAKSANAAN INTERUPSI
1.Interupsi dilakukan dengan mengangkat tangan terlebih dahulu, dan berbicara setelah mendapat ijin dari Presidium Sidang
2.Interupsi diatas hanya berlaku selama tidak menggangu persidangan.
3.Apabila dalam persidangan, Presidium Sidang tidak mampu menguasai dan mengendalikan jalannya persidangan, maka Panitia Pengarah (SC) diberikan wewenang untuk mengambil alih jalannya persidangan, atas permintaan Presidium Sidang dan atau Peserta Sidang
MACAM-MACAM INTERUPSI
1.Point of Clarification :
interupsi untuk menjernihkan/meluruskan permasalahan atau isi pembahasan.
2.Point of View :
interupsi untuk menyampaikan pendapat, tanggapan, usulan, saran
3.Point of Order :
interupsi yang digunakan untuk menyampaikan redaksi/hasil/poin pembahasan atau juga dapat untuk meminta pimpinan sidang meluruskan jalannya sidang apabila keluar dari konteks, atau sidang dianggap janggal.
4.Point of Solution :
interupsi untuk memberikan solusi atas permasalahan yang dibahas.
5.Point of Information :
interupsi untuk memberikan informasi, baik tentang pembicaraan yang tidak sesuai atau informasi yang berkaitan dengan kondisi yang menjadi pokok pembahasan atau hal-hal yang dipandang urgen untuk diinformasikan.
6.Point of Privilege (rehabilitation) :
interupsi yang berfungsi untuk membersihkan nama baik atau kehormatan seseorang/kelompok karena dipandang pembicaraan tersebut menyimpang dari etika atau menyinggung perasaan.
TATA TERTIB
Tata tertib persidangan merupakan hasil kesepakatan seluruh peserta pada saat persidangan dengan memperhatikan aturan umum organisasi dan nilai-nilai universal dimasyarakat.
SANKSI-SANKSI
Peserta yang tidak memenuhi persyaratan dan kewajiban yang ditentukan dalam tata tertib persidangan akan dikenakan sanksi dengan mempertimbangkan saran, dan usulan peserta sidang yang lain. Biasanya, mekanisme dalam pemberian sanksi didahului oleh peringatan kepada peserta (biasanya sampai 3 kali), kemudian dengan kesepakatan bersama, presidium sidang boleh mengeluarkan peserta tersebut dari forum, atau mengambil kebijakan lain dengan atau tanpa kesepakatan peserta sidang yang lainnya.
